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地方志数据库与信息化建设研究

作者:周正琴 杨 毅 来源:遂宁市地方志办公室 发布时间:2017-04-21 09:53:00 浏览次数: 【字体:

随着科学技术发展的日新月异,信息技术以其高效、快捷、准确的优势在各行各业得到广泛应用,同时也对传统技术形成挑战。地方志是中国独有的文化传承载体,被称为“一方之全史”,蕴含着丰富的信息资源,是一座内容丰富的文献宝库。志书信息量巨大,书籍厚重,读者阅读有诸多不便。如何转变地方志地情资料的承载方式,充分运用现代化的技术对地方志资源进行科学的分类、管理及应用,加强地方志数据库与信息化建设,更好的发挥地方志“存史、资政、教化”的作用,已是摆在方志工作者面前的一项重要课题。

一、地方志数据库建设和信息化建设的关系

(一)地方志数据库和信息化建设的概念及框架 

数据库是指利用计算机技术、扫描技术、数字摄影(录音、录像)技术、多媒体技术、信息存储技术等高新技术把文字、图片等各种载体的资源转化为数字化的信息,利用计算机系统进行管理,形成一个有序结构的信息库,具有共享性、独立性、内容收录量大、查阅方便等特点。建设内容丰富、检索便利的地情资料数据库系统,应从数据格式是否便于转换、查询系统是否方便快捷、文献信息分类是否合理,数据库本身的兼容性、安全性是否达标等方面来衡量。好的数据库能有效的保护资料原件,改善资料的利用方式,扩大资料的利用空间。

地方志信息化建设是指利用现代信息技术,按照社会需求,将地方志系统的业务和服务通过优化整合后在党政网和互联网上实现日常工作管理,组织、开发地情资源,为社会各界提供适时、优质、权威的地情信息服务。具体说就是信息储存的数字化、传输手段的网络化和管理控制的智能化。要做好地方志的信息化建设,必须做好信息网站的建设和维护,以更好的接入党政网和互联网,实现适时进行地情信息发布,更好的实现地方志信息资源社会共享。还可与省、市、县三级地方志网站、其他政府部门有效对接,实现全方位、多层次、多途径、跨时空服务。

(二)共享数据库发展水平是地方志信息化水平的重要标志 

地方志信息资源的开发、管理、利用存在多种手段,最有效的仍是数据库技术。地方志数据库的建设规模、信息量大小和使用频率是衡量地方志信息化水平的重要标志,是地方志能否更好服务经济社会发展的集中体现。各级地情资料能否紧密整合在一起,关键看系统能否为人们方便、及时、准确地提供信息,共享数据库就是联系各地地情信息系统的桥梁和纽带。由于不同的人和部门对于信息有着各自的要求和格式,如果信息传递不顺畅,人们往往会对信息进行重复收集,造成资源的浪费。随着新技术的发展,人们可以把信息采集后,将其储存到数据库中,与需要的人共同分享,任何需要该信息的用户都能及时、准确的获取该信息。所以,共享数据库是实施地方志信息资源整合的重要手段。

二、数据库和信息化建设面临的问题

(一)地区差异大,发展不平衡 

地方志信息化建设是一项长期的系统工程,因地情资料繁多,需要投入大量的人力、物力、财力,需要软硬件的配套和支持。由于各地经济发展不均衡,领导的重视程度不同,在技术、资金上存在着差异,发达地区、省级地方志机构的信息化建设早,水平较高,而西部地区、特别是县级地方志机构基础设施落后,设备不足,信息化水平发展缓慢,基本还停留在初级阶段或筹建阶段。已开通的地方志部门网站,有的只建立了与政府网站的链接,没有接入互联网,不能向社会服务;有的虽然接入互联网,却没有丰富的数据库,缺乏必要的检索功能,不能达到充分发挥地情资料“存史、资政、教化”的作用。

(二)缺乏统一的发展规划和行业标准

中国地方志指导小组和各省级地方志机构虽然提出了地方志信息化建设的构想,要求逐步建立省、市、县三级信息化联网系统,却只是宏观的要求和建设,并无整体的规划。各地地方志信息化建设大都没有列入财政统一规划,没有专项资金,经费得不到保障,客观上限制了地方志信息化建设的进程。另外,绝大多数地方志机构不具备自行进行信息化建设的能力,数据库和信息化建设都是通过购买或外包给软件公司的方式进行开库及网络维护,从建设之初就是每个数据库都有各自的硬件、操作系统、管理系统、应用软件等,没有统一的规范和标准,导致网站类型、建库模式、栏目设计、数据格式等形式各异,水平参差不齐,建成后相互之间格式不统一、资源不兼容、数据不共享,各地重复开发,造成资源浪费。

(三)数据库和信息化建设中的安全问题和知识产权问题 

网络安全问题形势严峻。安全问题涉及网络层、数据层和应用层等多个方面,主要有网络设备及网络系统故障;资料数据更新、存储备份、格式转换、物质介质损坏老化等引发的数据丢失和损坏;操作者无意或恶意删改、黑客攻击等。客观上讲,保障资料信息安全的技术并不缺乏,但安全隐患始终无法消除。

知识产权是智力成果的创造人依法所享有的权利和在生产经营活动中标记所有人依法所享有的权利的总称,主要包括工业产权和版权两大部分。地方志所涉及到的文字作品、口述作品、影像作品等属于版权部分。地方志数据库是由旧志、新编志书、年鉴、地情资料等多个专题数据库组成,每个专题数据库都是开发者对数据进行收集、加工、整理后形成的,凝聚着开发者的心血与智慧,具有创作性,属于版权保护范围。在计算机和网络快速发展的今天,数据库上的数据能够方便迅速的被复制与传播,如果相关的法律不完善,保护不力或缺乏监管,势必造成数据库信息传播的混乱,对开发者而言就没有版权保护。

(四)人才缺乏问题 

地方志信息化建设的最大问题是信息化专业人才缺乏。地方志系统文科出身,学习历史、汉语言文学专业的居多,理科生较少,计算机专业人才更少,在职者计算机应用能力也普遍不高。虽然有部分年轻同志对计算机的软硬件应用能够达到信息化建设中文本编辑、美术编辑、多媒体编辑等的基本要求,但在信息化的软件开发、整合共享、硬件维护等方面仍有差距,还不能适应未来信息化发展的要求。

三、解决数据库和信息化问题的思考

(一)转变观念,加大投入 

地方志是社会公共文化的重要组成部分,在经济社会发展中有着不可替代的作用。地方志数据库和信息化建设是传播地方志的重要途径。各级领导应高度重视,深刻认识地方志信息化建设对社会发展的作用,加大资金投入,将地方志信息化建设和发展经费单独列入预算,技术上不断更新,加强和改善计算机硬件、网络宽带等基础设施建设,加强维护,建立更加完善、全面的数据库,以适应信息化的发展。

(二)制定统一的发展规划和标准 

发展规划原则。一是利用现有系统数据库原则。目前,几乎全部的省、市地方志机构和部分县级地方志机构都建有自己的数据库和网站,并在建设和维护过程中积累了大量的经验,在进行全国地方志信息化总体规划时没必要将现有系统全盘否决,而应对其优劣进行认真分析研究。二是轻重缓急原则。地方志资料丰富,数据库的建设和整合有一定的复杂性和长期性,应根据地方志信息的使用频率逐步推进,如与当前政治中心工作联系紧密,与招商引资、旅游开发等社会发展密切相关的应优先入库、优先更新。三是借鉴各地先进经验原则。在信息化建设的初始阶段,应借鉴国际国内信息化建设先进经验,结合地方志信息化建设实际,认真分析信息作用范围、使用频率、信息量大小等指标,做到科学规划。

发展标准。地方志信息的标准化可以分为技术标准、工作标准和管理标准。技术标准主要是能支持系统正常运行的硬件,系统运行时所需的网络配置和软件,能正常的启动、查阅、交流,没有明显的技术故障,上传的多媒体格式符合相关技术要求,兼容达到基本阅读要求的不同操作系统,采用具有单个文献压缩后容量小、数据库容量大、易保存、安全性能高的储存方式对信息进行存储等,同时做好系统的测试、运行及维护工作。工作标准主要是信息文献的分类、编目标准的统一。地方志文献馆藏量巨大,哲学类、社会科学类、方志类、地情类、综合类等图书种类繁多,要按照一个标准进行分门别类,建立多个检索,方便读者查阅。在界面主页设计上要有各自的风格。能反映本区域的特色,屏幕设计要简洁美观,图片、文字等搭配协调,图片的分辨率要达到一定大小,保证图片清晰。要能通过关键词、时间等多种方式检索到相关内容,设置电子书签,标记读者读书的位置,设置与其他地方志机构网站的链接标识和与读者交流的平台,要有一些常用的操作响应,对读者的操作做出反馈。管理标准主要有制定年度信息化发展计划,及时了解并更新与当前党委政府中心工作和社会热点有关的文献信息,做好地方志信息化宣传和推广工作,加强信息化的业务培训,做好网站防火墙、内部网的防毒、硬件更新升级等系统的软、硬件维护、管理,制定数据库使用、维护、安全等各项规章制度。

(三)强化网络安全管理和加强知识产权法律法规建设 

保障网络安全的方法主要有:一是采用先进的防火墙技术提高网站的抗攻击能力。二是及时做好网络信息资源的备份和保护工作。三是采取用户实名制注册,身份认证登录。四是制定安全规章制度,加强网站的网络安全管理。

在数字信息化版权法律法规尚不完善的情况下,知识产权保护可以从以下几个方面着手。一是在数字化建设初期,将已进入公有领域的资料进行数字化并上传至网站。二是采用新技术手段对信息加以保护。如访问权限设置、数据加密技术、身份认证技术等。对于志书、年鉴等全文资料,可以采用北大方正Apabi数字系统数字化,既能保证在网上浏览到信息资料,又防止复制、下载和打印,杜绝随意传播,从而有效保护出版者的权益。三是建议立法机关加强现行版权法中有关网络环境下版权保护的法律法规。四是在地方志系统内部开展数字信息化版权问题研究,提出规划与对策;开展知识产权保护的经验交流和培训,促进系统内知识产权保护水平的整体提高。

(四)多措并举,提高人员综合素质 

一是注重引进复合型人才。要大力引进既有计算机网络技术、数字化建设管理等专业知识,又熟悉地方志工作的人才。二是注重培养高素质的网络工作队伍。针对地方志机构编制有限的实际,加强对现有人员进行计算机运用、多媒体编辑、数字化处理、信息化建设、网络维护等知识的培训。三是加强地方志机构之间的学习交流,考察学习别人的经验和先进技术,做到取长补短。四是形成良好的用人机制,真正做到吸引人才、留住人才,为地方志数据库和信息化建设做好人才资源储备。

(原载于《巴蜀史志》2015年第5期)

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