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地方志信息化研究

作者: 来源: 巴中市地方志办公室 发布时间:2017-04-21 09:44:00 浏览次数: 【字体:

一、基本内涵

信息化就是运用计算机处理、传递信息的技术,广泛、全面、快速的传递信息,促进信息资源高度共享,以造福社会,造福人民。地方志的信息化是地方志服务社会的桥梁,是资料数字化处理、办公自动化运行、成果信息化展示。地方志伴随信息技术手段在工作中的运用,产生了深刻的社会影响:革新了传统的工作手段,如地方志编纂手段、业务指导手段、经验交流手段、地方志成果开发利用手段、地方志存储手段等;提供了便捷的使用途径,构建了灵活的互动平台,社会各界可以通过地方志网站、数据库了解地方志工作,在世界的任何一个角落查询和利用地方志成果;地方志工作机构也可以利用这个平台与社会各界交流,促使地方志工作更加适应社会需求。

二、重要意义

(一)信息化是地方志走向社会的通道

地方志是地情载体,地情的多元化决定了地方志书内容的广泛性,地情的大容量又决定了地方志书的大部头。而大多数用志者都只对其中的部分内容感兴趣,于是修志的综合性和用志的单一性形成矛盾。在几十万甚至数千万字的地方志书中找到对自己有用的资料,实在费力。这种用志的不便和当前社会生活的快节奏形成了强烈反差,使许多人望志却步,造成了志书应用领域的冷清局面。信息化,可以解决修志和用志的矛盾。人们借助于信息工具——网络,可以很方便地找到自己需要的资料,并便捷地打印或拷贝。用志的便利和收获的巨大,会吸引广泛的人士开采地方志这个信息富矿。因此,依靠信息化,方志可以走出书斋、走出志界、走向社会、走进人们的日常生活中。  

(二)信息化是地方志参与社会运作的条件

如同商品的价值只有通过交换才能体现出来一样,地方志的价值只有在运用过程中才能体现出来。信息化的地方志成果能够最大限度地消除社会利用过程中的障碍,通过信息市场将信息收集者(编志者)、经营者(方志信息传播者)和信息用户(用志者)组织起来,结成一个利益共同体,共同完成地情信息资源的开发、交换和反馈。这样既减少地方志信息的无向传递,又使编志者在社会利用过程中了解社会对地方志所载信息的需求情况,从而提高志书编纂水平,促进地方志事业走向繁荣。

三、建设内容

加快地方志信息化建设,必然要加快地方志的数据库建设,承载地方志信息的网站建设,以及承担地方志信息化工作的队伍建设。

(一)数据库建设

地方志资料数据库的研发是地方志信息化建设的基础工程,是地方志信息化得以实现的基石,可以充分反映地方志地域性、综合性、资料性、交叉性等特点,既能纵向提示历史演变的连续,又能横向反映各个门类的联系。

地方志资料数据库,需要建立完备的信息提示系统。除建立地方志整体的篇章目录体系,围绕确定题目组织文献外,还要以专志章节中的目和细目为主要标引范围,提供从栏目到标题逐级检索的途径,将方志中的栏目、标题、人名、地名、关键词等均作检索入口,细化录入每一个有特征意义的条目。同时,标引能代表事物特征的属性,如景观、民俗、物产、人物、地名、文件、产品、插图、作品、表格等对象数据要进行特征描述或分列字段。在对原数据标引录入的基础上,建立相关的索引文档,把分散的志书各篇、章信息揭示出来,便于重新集聚,形成新的信息系统。一般可建立人名索引、地名索引、图表索引、事件索引、景观索引、民俗索引、名特产索引,英文、少数民族语言目录对照索引等。另外,对于学科和专业性强的事物,需要从地方志标题、章节和内容中抽取具有代表性的关键词,以科学分类为依据,编制分类索引、运用概念组配方式揭示文献内容特征。

按照方志内容浓缩的层次,建立地方志目次概要数据库和影像文本数据库等。目次概要数据库,相当于志书内容的纲目,通过摘取志书的主要标题或条目,按各级标题的层级关系和顺序进行集中排列,并标出各自页码,便于读者了解志书内容梗概和篇章结构,并迅速查找到所需内容。影像文本数据库,全文影像是运用计算机保存与反映地方志文献的最佳方式,在全文影像的基础上,通过软件将志书影像转换成文本、配合相应的检索引擎可以实现全文检索,帮助用户发现其中蕴含的丰富信息。

(二)网站建设

地方志网站属于政府部门的综合史料信息类型网站,建站功能定位和受众对象是多方面的、全方位的。因此地方志网站首先要有介绍职能、树立形象功能。不仅要介绍行政职能、工作动态、志鉴成果,还要介绍相关法规规章和工作指导、规范性文件。其次,介绍地区概貌,发挥好本行政区域对外宣传的窗口作用。再次,建立网上“数字方志馆”,实现地方志资源共享。将古往今来的志书和地情资料尽可能地加工成标准数据搬上网络,让静态的文字材料步入动态的信息“高铁”,推动地方志的广泛利用,为政府决策和社会发展服务,更好地实现志书“存史、资治、教化”功能。最后是传递信息,指导修志工作。利用网络技术完成政府部门、各级地方志工作机构间信息化办工;发布地方志工作信息和学术研究信息,创建电子刊物,适时指导修志编鉴工作。

(三)队伍建设

首先,要有负责方案的总体设计、文件总编、网页制作指导等工作的策划编导,一般由知识面广、富有创造性、思维活跃者或者领导者担任。其次,必须要有懂得地方志编纂体例和具有较强文字写作水平的人才,能够在总策划指导下编辑出合格的地方志产品。三是美术音乐编辑,能够完成版面构思、草图绘制、图片拍摄、音频压缩等工作。四是多媒体编辑,能够熟练使用网络制作工具软件,利用多媒体编辑系统来完成多媒体的集成。五是要有网络维护操作能力与实际操作经验的网络管理员,能够完成硬件维护、网络运行监控、网页更新和信息发布。

四、现状及存在的问题

由于起步较晚、重视不够、保障性投入地域差别大等原因,地方志信息化建设发展缓慢,跟不上社会的发展,满足不了社会的需求。总的说来,主要存在以下问题。

(一)体系化发展缓慢

2006年,中国地方志指导小组启动了“一网两库”(中国地方志网站和中国地方志全文数据库、中国年鉴出版总库)的建设工作,确定了山东、内蒙古、天津等省(自治区、直辖市)以及宁波市作为全国地方志信息化建设试点单位。而后,全国各级地方志工作机构开始筹建地方志网站,已建成的网站不断改版升级,数据库不断扩容和完善,自动化办公服务范围和内容得到扩展。但目前全国还没有明确信息化发展方向和任务,信息化建设也无统一标准,各地都是根据各自情况独立开展,缺乏整体性布局。即使各地的地方志网站、数据库建成了,也可能会因技术标准不统一造成不兼容,无法成功链接。

(二)资金短缺和人才不足

由于各地对此项工作重视程度不同,加上受经费制约,只好暂时搁置。在人才方面,信息化建设是一项专业性很强的工作,需要专业的人才队伍。虽然各级地方志工作机构通过多方努力引进专业人才,但这些人员都很年轻,很难静下心来钻研地方志工作,甚至有的短暂停留后就调走了,短期内仍无法从根本解决人才问题。

(三)发展不平衡仍然突出

就目前情况来看,地方志网站、数据库建设是经济发达地区比经济落后地区强,东部比西部强,沿海地区比内陆地区强。据统计,经济较发达地区各级地方志工作机构基本建立了地方志网站、数据库。但经济较为落后的西北地区,连市一级地方志工作机构网站都没有建起。

五、对策与建议

(一)加大投入,确保有钱推进

各级地方志工作机构要积极主动向政府汇报,争取领导的重视和支持,把信息化建设经费列入财政预算,加大投入,以保证地方志信息化建设的持续健康发展。

同时,发挥主观能动性,广开筹资渠道,争取多方支持,多渠道解决。资金使用要坚持统筹规划与分步实施相结合,合理使用。信息化建设的投入要根据财力支持情况来安排决定。在财政支持有限的情况下,要根据需要先搭建框架,逐步完善。在硬件配置上,应当坚持适用原则,注重性价比,节约资金,以最少的投入获取最大的使用效益。

(二)加快培养,确保有人推进

各级地方志工作机构要解放思想,广开门路,多方引进人才,探索出一条吸引高素质信息化人才的新路子,并采取有效办法不断加大现有人员的培训力度,造就一批高效、专业的队伍。

引进计算机专业人才在一定程度上能解决网络信息化建设上的一些问题,但是仍然无法从根本上解决地方志信息化建设的人才瓶颈问题。地方志信息化建设不仅仅需要懂得计算机网络技术,还要了解熟悉方志学、编辑学、历史学、信息学、社会学等方面知识。信息化平台搭建起来后,主要的使用者仍然是方志工作者。因此,要加强地方志工作者信息学、计算机技术应用和多媒体加工知识培训,在实际应用中不断深耕细作成长,成为复合型人才。

(三)软硬齐抓,确保同步推进

建议由国家地方志工作机构牵头,从行政和技术方面统一指导和规划地方志信息化建设,制定一系列有实际约束力的规范和标准,特别是制定出信息化建设发展各阶段的规划,明确近期和长远目标,以对全国地方志信息化建设进行实质性领导,统一思想、协调行动,破除传统的条块分割、各自为政的局面,真正实现全国地方志信息资源共享。

各级地方志工作机构应加强信息基础建设和应用软件的开发,加大数字化工作平台开发利用。通过局域网络服务器、网络打印机共享办公资源,实现资料查询、编辑、打印以及通知、文件、公告收发数字化和网络化。把强化服务功能作为地方志信息化建设的出发点和落脚点,牢固树立服务意识,努力扩大服务领域。特别是各级地情网站应积极参加诸如发掘历史特产、规范地域边界、解决历史遗留问题、制定区域发展规划、投资项目论证等工作,在招商引资、旅游资源开发、信息咨询等方面发挥积极作用。

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